Конференция: важные детали подготовки

Конференции — эффективный инструмент для повышения репутации, развития бизнеса и улучшения имиджа компании. Также организация конференции считается одним из самых действенных способов заявить о себе, как о серьёзном предприятии. 

Подготовка

В услуги ивент-агентства в этом случае входит не только выбор локации и приглашение гостей. Очень важно создать подобающую атмосферу и все условия, чтобы обеспечить продуктивную и комфортную работу участников.

Конференции можно классифицировать, как:

  • Закрытые – небольшие, преимущественно для узкого круга людей, руководства.
  • Открытые – масштабные мероприятия, на которые обычно приглашены десятки, а то и сотни людей. Обычно на таких конференциях также присутствуют представители СМИ.

Подготовка состоит из ряда деталей, которые гарантируют успех. К данному вопросу стоит подойти с профессионализмом, и никто не справится с этой задачей лучше специализированных ивент-агентств. Необходимо разработать максимально эффективную концепцию конференции, подготовить зал, заказать трансфер и договориться о размещении приглашённых, обеспечить техническую составляющую (одно из основных заданий), подготовить фуршет, договориться с представителями массовой коммуникации, изготовить полиграфическую продукцию и учесть многие другие аспекты.

Основные правила

Конференция пройдёт успешно, если соблюсти несколько правил:

  • Не следует переутомлять участников и гостей разговорами, нужно задействовать мультимедийные технологии, например презентацию или видеоролик, инфографику.
  • Обязательно задействуйте аудиторию, включите в программу диалоги, просите комментариев и откликов.
  • Конференция продолжительностью больше двух часов требует перерыва. Для этого важно позаботиться о зоне отдыха и подготовить фуршет.
  • Соответствующая атмосфера способствует более продуктивной работе. Необходимо следить за уровнем температуры в зале, подготовить удобные кресла или рабочие места. Стоит позаботиться и о слышимости — если локация большая, важно поставить несколько микрофонов и колонок в разных секторах помещения.  

High Day специализируется на профессиональной организации конференций в Киеве и популярных городах Европы. Наши специалисты с легкостью подготовят мероприятие на любую тематику и справятся с самыми сложными задачами.